Analista Ejecutivo de Apoyo Administrativo
Tiempo completo • Washington DC
Beneficios:
- 401(k)
- Bonificación basada en el rendimiento
- Salario competitivo
Descripción de funciones
BES Solutions (BESS) es una empresa familiar fundada en 2018. Es una pequeña empresa certificada propiedad de veteranos discapacitados en el servicio (SDVOSB).
Resumen: Estamos buscando un asistente administrativo ejecutivo con contrato temporal responsable (1099) para realizar diversas tareas administrativas y de oficina. Los deberes del asistente administrativo incluyen apoyar a nuestros gerentes y empleados, ayudar con las necesidades diarias de la oficina y administrar las actividades administrativas generales de nuestra empresa. Las responsabilidades del asistente administrativo incluyen hacer arreglos de viajes y reuniones, preparar informes y mantener sistemas de archivo adecuados. El candidato ideal debe tener excelentes habilidades de comunicación oral y escrita y ser capaz de organizar su trabajo utilizando herramientas como MS Excel y equipos de oficina. Si tienes experiencia previa como secretaria o asistente administrativa ejecutiva y estás familiarizado con nuestra industria, nos gustaría conocerte. Un asistente de administración exitoso debe garantizar el funcionamiento diario eficiente y sin problemas de nuestra oficina.
Responsabilidades:
- Proporcionar las operaciones diarias de la organización y del programa.
- Realizar la distribución diaria de correo, incluida la recopilación, coordinación y entrega de correo de la sala de correo a otros funcionarios administrativos de la organización.
- Llevar a cabo servicios telefónicos, incluyendo contestar teléfonos de oficina y entregar mensajes. El administrador debe registrar todos los mensajes por correo electrónico, incluida la información de quién, qué, cuándo y dónde. Las solicitudes urgentes requieren comunicación cara a cara.
- Mantener registros y archivos de oficina, electrónicamente y/o como copias impresas, y preparar informes automatizados relacionados con la administración de oficina y otros documentos cuando se le indique.
- Proporcionar recomendaciones, resoluciones y actualizaciones de registros de oficina, bases de datos y/o archivos para los programas asignados.
- Tras la aprobación del COR, desarrollar, preparar y coordinar la correspondencia relacionada con el programa del cliente, como cartas, correos electrónicos y memorandos.
- Organice reuniones y conferencias, viaje y asista a reuniones/conferencias cuando se le indique. Esto incluye la preparación de materiales de apoyo, la reserva de lugares de reunión, la toma de actas precisas de las reuniones, el seguimiento con notas resumidas/actas o informes de las reuniones, y la preparación y distribución.
- Validar que la información de los empleados sea precisa y esté actualizada utilizando bases de datos y/o archivos de clientes.
- Crear y mantener programaciones integradas para las actividades del programa.
- Preparar y tramitar autorizaciones de viaje y comprobantes de acuerdo con la política de viajes del cliente utilizando E2 o los sistemas de gestión de viajes más actuales.
- Mantener y administrar calendarios y coordinar/programar todas las reuniones y visitas a las instalaciones (es decir, comprender la jerarquía de liderazgo y la urgencia de resolver conflictos de programación).
- Ayudar en la preparación de materiales de presentación; Competente en MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
- El puesto requiere excelentes habilidades de comunicación escrita/oral y conocimientos prácticos de procesamiento de textos y productos de MS Office.
- Se requieren fuertes habilidades organizativas y la capacidad de realizar trabajos orientados a los detalles.
- Diseñe y prepare sesiones informativas, presentaciones especiales y gráficos, informes, tablas y medios personalizados o excepcionales.
- Preparar materiales de apoyo y libros informativos (es decir, el desarrollo de la carpeta semanal de horarios ejecutivos). Los materiales de apoyo y los libros informativos deben cumplir con los estándares de marca y escritura del cliente de acuerdo con los pedidos actuales del cliente y / o los requisitos de la gerencia.
- Realizar tareas de recepcionista de recepción, que incluyen saludar y acompañar a los visitantes. El Administrador debe seguir los procesos de visita apropiados para coordinar las visitas de los invitados y acompañar a los visitantes a su destino de reunión a su llegada.
- El Administrador sirve como punto de contacto para el visitante a menos que se indique lo contrario.
Habilidades:
- Experiencia comprobada como asistente administrativo o asistente administrativo de oficina
- Conocimiento de los sistemas y procedimientos de gestión de oficina
- Conocimiento práctico de equipos de oficina, como impresoras y máquinas de fax
- Dominio de MS Office (MS Excel y MS PowerPoint, en particular)
- Excelentes habilidades de gestión del tiempo y la capacidad de priorizar el trabajo
- Atención al detalle y habilidades de resolución de problemas
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
- Fuertes habilidades organizativas con la capacidad de realizar múltiples tareas
Un título universitario de cuatro años en un campo comercial o relacionado, o equivalente, con cinco (5) años de experiencia profesional progresiva.
Sustitución de titulación/experiencia: En lugar de un título de 4 años, se requieren diez (10) años de experiencia de nivel ejecutivo.
Tipos de trabajo: Contrato, Temporal
Paga: $70,000.00 - $80,000.00 por año
Horario:
- Turno de 8 horas
- Turno de día
- Lunes a Viernes
Educación:
- Licenciatura (Preferido)
Experiencia:
- Experiencia Administrativa: 5 años (Requerido)
- Administración Ejecutiva: 5 años (Obligatorio)
Lugar de trabajo: Presencial
Método de aplicación
- Correo electrónico
Requerir currículum vitae
- Sí
Compensación: $76,000.00 - $84,000.00 por año
NUESTRO PROPÓSITO
Un socio centrado en la misión comprometido a ayudar a las organizaciones a crecer y expandir su presencia
BES Solutions, Inc. (BESS) es una empresa familiar establecida en 2018 y con sede en Fort Washington, Maryland. El equipo de BESS se especializa en la gestión de contratos dirigida a través de nuestra oficina de gestión de programas (PMO) para soporte de TI, servicios de atención médica, soporte administrativo ejecutivo, gestión de recursos humanos, administración general, administración de oficinas y gestión de proyectos.
NUESTRO ENFOQUE
Proporcionar una estructura corporativa ajustada que brinde un servicio excepcional en cada paso del camino
BES Solutions es una pequeña empresa propiedad de veteranos discapacitados en servicio (SDVOSB), propiedad de mujeres (WOSB), propiedad de minorías (MOSB) y una empresa comercial en desventaja (DBE). El liderazgo del equipo BESS tiene más de 30 años de experiencia en el gobierno federal obtenida al servir en la Fuerza Aérea de los Estados Unidos, como ex empleados del Departamento de Defensa (DoD) y como ex contratistas de defensa. Aprovechamos a nuestros expertos en la materia (PYME) para proporcionar conocimiento y soluciones institucionales a nuestros clientes para ayudarlos a lograr sus objetivos organizacionales. Se confía en nosotros, se nos autoriza y el equipo de BESS.
(si ya tienes un currículum en Indeed)